Zoufáte si už jen při samotném slovu revize? Máte nejasný pocit, že budete muset platit pokutu? Nebojte, tohle nebude nic nepříjemného. Režim sledování změn – takzvané revize – dokážou nám i vám úžasně zjednodušit práci s textem ve Wordu i v Acrobatu.
Občas se s klienty musíme domlouvat stylem „Na stránce 24 v předposledním odstavci, v té větě, co začíná slovem Pakliže, bychom prohodily tahle dvě slova, souhlasíte?“ To se děje v případech, kdy pracujeme s textem v nějakém nezvyklém formátu, a věřte nám, že takovým průtahům se chcete vyhnout.
Revize pracují samy
A proto ve Wordu při práci se syrovým textem pracujeme v podstatě výhradně prostřednictvím revizí. Díky nim je v dokumentu vidět, kdo co přidal, umazal nebo měnil. Ke změnám nebo nejasným místům v textu si můžeme vzájemně psát komentáře. A nejlepší je, že my vlastně jenom přepisujeme text, jak je potřeba, a Word všechny ty změny hlídá a vyznačuje úplně sám.
Stačí umět úplný základ
Jestli s revizemi nemáte zkušenosti, můžete se podívat na jednoduchý návod (pro Word do verze 2010) nebo na oficiální návod pro všechny verze Wordu včetně 2016. Ono ale není potřeba žádné velké učení. V podstatě vám stačí ovládat tři hlavní věci:
- Zapnutí sledování změn – ačkoli to zní skoro stejně, je velký rozdíl mezi sledováním změn a zobrazením změn. Aby vůbec nějaké revize fungovaly, musí Word zaznamenávat, kdo a jak s textem pracuje. A to nedělá automaticky sám od sebe – musíte mít zapnuté tlačítko Sledovat změny na kartě Revize. Tuhle funkci je potřeba zapnout hned na začátku našich společných úprav textu – a raději nikdy nevypínat!
- Zobrazení nebo skrytí revizí – tahle funkce vám dává vybrat, jak (a jestli vůbec) se vám změny v textu budou ukazovat. Vedle políčka Sledovat změny můžete zvolit v rozevíracím okénku čtyři možnosti. Při naší práci dávají smysl dvě z nich. Buď v okénku vyberete Konečný – a vidíte finální text, jak by vypadal po všech změnách (žádné změny ale nejsou zvýrazněné, není poznat, co se měnilo). Nebo vyberete Konečný: Zobrazit revize – a vidíte konečný text a v něm zvýrazněné všechny změny i komentáře. Dál o tom ještě bude řeč.
- Práce s komentáři – my přidáváme komentáře, když se například potřebujeme na něco zeptat, vysvětlit vám důvod změny nebo nabídnout více možností řešení. Vy můžete dělat to samé, třeba když chcete okomentovat nějaký náš návrh na změnu. Je to snadné: označíte pasáž, kterou chcete okomentovat, a ťuknete na tlačítko Nový komentář na kartě Revize. Objeví se bublina na kraji stránky s šipkou k vybrané pasáži – a do ní píšete. Na náš komentář můžete odpovědět tak, že kliknete přímo do něj a pak na tlačítko Nový komentář.
A jestli se na nic dalšího necítíte, tohle úplně stačí. Přijímat nebo odmítat změny a mazat komentáře, to si raději necháme pro sebe.
Kdy si (ne)zobrazovat změny
Pro spolupráci na korekturách máme doporučení, které v návodech nenajdete:
- Když od nás dostanete text s prvními úpravami, doporučujeme ho nejdříve přečíst tak, jak ho navrhujeme – v konečné podobě, bez vyznačených změn (i bez komentářů). Získáte tak nerušenou představu o plynulosti textu. Změny si během čtení zobrazíte jen v případě, kdy byste se při čtení „zadrhli“, formulace by vám neseděla atp.
- Teprve po přečtení je dobré zobrazit všechny navrhované změny a ještě jednou se podívat, zda vám konkrétní úpravy opravdu sedí. A to je také správná doba k vypořádání komentářů a k případným dalším úpravám navrhovaných změn.
- V případě, že do textu ještě sami zasahujete a něco přepisujete, je také výhodnější si změny pro tu chvíli schovat, aby vás při práci nerušily.
Poslední úpravy v PDF
V pokročilé fázi korektur, většinou když už je text po profesionální grafické úpravě, pracujeme nejčastěji s formátem PDF. I zde je možnost velmi efektivně vyznačovat korektury. Pro seznámení s nimi doporučujeme videonávod, jak na revize v Acrobatu. Ten je tak jasný a jednoduchý, že k němu není co dodat.
Tak co?
Už si víte rady? Prima! Pošlete nám ukázku svého textu a pustíme se do toho!